אתגרים במיצוי תקציבי קולות קוראים וההתמודדות עימם 

הביטוי "קול קורא" בהקשר המוניציפלי פירושו פניה פומבית  של גורם חיצוני (ממשלה, רשות ממשלתית, עמותה ציבורית ועוד) לרשויות מקומיות  כדי שיציעו לו את מועמדותן  להתחרות על הזכות לקבל תקציב, לטובת ביצוע משימה אשר לגורם החיצוני יש אינטרס שתבוצע.

בשונה מתקצוב הממשלתי הרגיל המגיע לרשויות המקומיות בשיטה של "דחיפה" עפ"י נוסחאות בהתאם למאפייניהן השונים, הרי שקבלת תמיכות באמצעות קולות קוראים, מחייבת פעילות יזומה של הרשות המקומית.

רשות מקומית שתטפל בנושא כראוי יכולה להרחיב את מקורות התקציב שלה באופן ניכר.

אנו מזהים 3 אתגרים בסיסיים בטיפול בקולות קוראים ברשות מקומית:

• האתגר הראשון הוא אתגר הידיעה. היות שקולות קוראים מתפרסמים במגוון פלטפרמות יש להקפיד על חיפוש שיטתי שלהם בכל הערוצים הרלוונטיים. בשנים האחרונות הבעיה הצטמצמה באופן משמעותי עקב מעבר רוב משרדי הממשלה לפרסום קולות קוראים באמצעות מערכת מרכב"ה. יחד עם זאת, כיוון  שיש עדיין משרדי ממשלה שטרם עברו לשימוש ב-מרכב"ה וכן, יש רשויות וגופים ממשלתיים וכן גופים ציבוריים רבים שמפרסמים הצעות תמיכה בעיקר בעיתונות ובאינטרנט. יש להקפיד ולבצע בדיקה שיטתית גם שם.
• אתגר חשוב שני הוא אתגר ההבנה – מאחר שחלק ניכר מהפרסומים על תמיכות באמצעות קולות קוראים מסורבלים ולא ברורים, נדרש לפתח מיומנות כדי להבין את מהות ה"קול הקורא" שתאפשר בחינת עצם העמידה של הרשות בתנאי הסף, ובניית "תיק הבקשה" והגשתו בזמן. יש לזכור שלוח הזמנים שמוקצה בד"כ להגשת בקשת תמיכה  לרוב קצר מאוד ומחייב תשתית טיפול מתאימה של הרשות.
• האתגר השלישי הוא אתגר הבקרה – הטיפול בקולות הקוראים הוא מתמשך. תחילתו כאמור באיתור התמיכה, סופו בהשלמת קבלת כל הכספים שאושרו על ידי הגורם התומך. לעיתים הפער בן שני המועדים יכול להמשך כמה שנים! הנ"ל מחייב טיפול שיטתי ובקרה מתמשכת אחרי כל קול קורא שהרשות המקומית הגישה בגינו בקשה.

מומלץ לאמץ כלל לפיו מגישים בקשת תמיכה על כל קול קורא אלא אם כן בעל תפקיד רלוונטי ברשות החליט, לאחר שבחן את כל המשמעויות, שהרשות לא תגיש בקשה מסיבות טובות שונות כגון: "התמיכה אינה רלוונטית לרשות", "המאצ'ינג הנדרש גבוה מידי", "הגשנו בשנה שעברה/נגיש בשנה הבאה" ועוד.

מנסיונינו הרב בתחום   אנו  מציעים לרשויות מקומיות להתמודד למנות בעל תפקיד, שיוגדר כ"רכז תמיכות" או "ממונה הכנסות עירוני", שיהיה אחראי מטעם גזבר הרשות/מנכ"ל הרשות לריכוז הטיפול בקולות הקוראים ברשות. במקרה של אילוצי כוח-אדם שאינם מאפשרים זאת, ניתן, אם כי לא מומלץ, שימלא את המשימה בנוסף על תפקידו הרגיל.

בין תפקידיו של "רכזה תמיכות" :  להיות אחראי מול הנהלת הרשות על ריכוז הטיפול בקולות קוראים,  לדאוג לאיתור כל הקולות הקוראים הרלוונטיים לרשות המקומית, להפיץ אותם לבעלי התפקידים הרלוונטיים ברשות, לדאוג שתתקבל החלטה מושכלת ברשות לגבי כל "קול קורא" אם להגיש או לא להגיש בקשה בהתאם לתנאי התמיכה ולנחיצותה, לוודא שבמקרים בהם הוחלט להגיש בקשה לתמיכה באמצעות קול קורא, ההגשה מתבצעת באופן איכותי ובזמן ע"י האחראי על התחום הרשות, לוודא לאחר הזכייה שמוגשות לגוף התומך חשבוניות כנדרש, ולוודא קבלת התשלומים ברשות בהתאם לתנאי הקול הקורא.

לצד מינוי הרכז אנו ממליצים לקיים לפחות בתדירות של אחת לחודש דיון קצר אצל הגזבר או אצל המנכ"ל/מזכיר, שתכליתו לבדוק סטטוס הגשת קולות קוראים, לדון ולהחליט לגבי קולות קוראים  "שבקנה"ולקבל אינפורמציה על סטטוס הגעת כספים.

כמו כן מומלץ לנסח נוהל עירוני, שמגדיר את תהליך הטיפול בקול קורא, מרגע קבלת המידע אודותיו, ועד גמר קבלת התשלומים מהגוף התומך בגינו.

מיצוי איכותי של קולות קוראים אפשרי באמצעות ניהול נכון ומוקפד. מומלץ שלא לוותר על טיפול שיטתי בנושא. הצבה של בעל תפקיד מקצועי לריכוז הטיפול בקולות קוראים היא לכל הדעות "השקעה מניבה".